Definition
Die unscharfe Suche ist ein technisches Suchverfahren, das auch bei Tippfehlern, Rechtschreibfehlern, Zahlendrehern oder kleinen Abweichungen im Suchbegriff relevante Treffer liefert. Sie arbeitet toleranter als eine klassische, exakte Suche und gleicht solche Abweichungen automatisch aus. Dadurch steigt die Auffindbarkeit von Dokumenten spürbar, selbst wenn die Schreibweise nicht exakt übereinstimmt. Gerade im Mittelstand wirkt sich das unmittelbar auf die Prozessoptimierung aus, weil weniger Zeit mit erfolglosen Suchanfragen verloren geht.
Einordnung / Relevanz
Für Betriebe ist eine fehlertolerante Suche vor allem deshalb relevant, weil sie Zeit spart und die Benutzerfreundlichkeit eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) erhöht. Mitarbeitende müssen einen Suchbegriff nicht mehr exakt kennen, um ein Dokument zu finden. Auch uneinheitliche Schreibweisen, wie sie in gewachsenen Aktenbeständen üblich sind, werden dabei automatisch ausgeglichen. Bei einer Prozessanalyse lassen sich Unternehmen deshalb häufig beraten, wie sich solche Abweichungen in der Praxis reduzieren lassen.
Problem / Herausforderung
Ohne unscharfe Suche wird die Auffindbarkeit von Dokumenten, Kundendaten und sonstigen Unterlagen erschwert, sobald ein Suchbegriff nicht exakt mit der gespeicherten Schreibweise übereinstimmt. Das erhöht Compliance- und Audit-Risiken, weil relevante Unterlagen im Ernstfall nicht rechtzeitig auffindbar sind. Zudem kommt es zu einer versehentlichen Mehrfachablage: Anwender gehen davon aus, eine Datei sei nicht vorhanden, und laden sie erneut hoch.
Funktionsweise / Lösungsansatz
Technisch basiert die unscharfe Suche auf einer fehlertoleranten Buchstabensuche mit Ähnlichkeitsvergleich. Ein eingegebener Suchbegriff wird dabei nicht nur exakt, sondern auch in ähnlichen Schreibvarianten mit dem Datenbestand abgeglichen. So werden Dokumente auch bei kleineren Abweichungen lückenlos gefunden. Beim Hochladen neuer Dateien kann das System zudem auf mögliche Duplikate hinweisen und so vor einer versehentlichen Doppelablage warnen. Betriebe lassen sich bei der Einführung eines DMS deshalb häufig gezielt beraten, welche Suchfunktionen für den eigenen Datenbestand sinnvoll sind. Damit trägt eine funktionierende Suche spürbar zur Prozessoptimierung im Dokumentenmanagement bei, weil weniger Zeit mit Suchen und mehr Zeit mit der eigentlichen Arbeit verbracht wird. Wer daran anschließend auch seinen Workflow im Posteingang digitalisieren möchte, holt sich dazu meist Beratung, welche Pflichtfelder beim Import notwendig sind.
Anwendung im Alltag
Ein Beispiel aus einem Handwerksbetrieb zeigt die Praxis: Ein Mitarbeiter sucht die Rechnung des Lieferanten "Müller GmbH", tippt aber versehentlich "Mueller GmbH" ins Suchfeld. Ohne fehlertolerante Suche bleibt das Ergebnis leer, der Mitarbeiter geht von einer fehlenden Datei aus und lädt die Rechnung erneut hoch. Mit unscharfer Suche findet das System den passenden Beleg trotz der abweichenden Schreibweise sofort. Die doppelte Ablage entfällt, und die Buchhaltung arbeitet mit einem eindeutigen Dokumentenbestand.
Bezug zu topfact
topfact bietet mit topfact6 MyWork eine unscharfe Suche für Dokumente an, mehr dazu unter Lösungen von topfact. Damit lassen sich passende Unterlagen auch bei abweichender Schreibweise zuverlässig auffinden.
Relevante Themenbereiche
Das Thema "Unscharfe Suche" ist für folgende Themenbereiche relevant: