Definition
Prozessdigitalisierung bezeichnet die Umwandlung analoger und manueller Arbeitsabläufe in digitale Prozesse. Dafür werden Software und digitale Technologien genutzt, um Abläufe effizienter, transparenter und stärker automatisiert zu gestalten. Ziel ist es, Zeit und Kosten zu sparen und gleichzeitig Fehler zu reduzieren.
Einordnung / Relevanz
Prozessdigitalisierung hilft Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben und Zeit, Personal und Budget effizienter einzusetzen. Digitale Prozesse machen Arbeitsabläufe transparenter und erhöhen die Zukunftssicherheit eines Unternehmens.
Hinzu kommen gesetzliche Anforderungen. Wer Belege digital erstellt oder aufbewahrt, muss die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) einhalten. Betroffen sind vor allem dokumentenbezogene Abläufe wie Rechnungseingang, Freigabe und Archivierung. Genau hier ist die Prozessoptimierung im Dokumentenmanagement oft der erste Schritt, und für viele Unternehmen führt der Weg zur DMS-Einführung mit entsprechender Beratung.
Problem / Herausforderung
Ohne digitale Prozesse binden manuelle und wiederkehrende Aufgaben viel Arbeitszeit. Die händische Eingabe von Daten ist zusätzlich fehleranfällig, und oft fehlt die Transparenz darüber, wie weit ein Vorgang fortgeschritten ist. Das kostet doppelt: durch den Mehraufwand selbst und durch die Korrektur von Fehlern.
Eine Prozessanalyse mit Beratung für Unternehmen zeigt, an welchen Stellen sich eine Digitalisierung tatsächlich rechnet und wo der Aufwand den Nutzen übersteigt.
Funktionsweise / Lösungsansatz
Eine Prozessdigitalisierung beginnt mit der Analyse bestehender Abläufe. Dabei werden Schwachstellen und wiederkehrende Arbeitsschritte ermittelt. Anschließend werden die Prozesse digital abgebildet und geeignete Aufgaben automatisiert, etwa durch die digitale Erfassung von Daten oder die Darstellung von Bearbeitungsständen in Echtzeit.
Zur Einführung digitaler Systeme gehört auch die Schulung der Mitarbeitenden. Danach werden die digitalisierten Prozesse regelmäßig überprüft und bei Bedarf nachgeschärft. Für den Mittelstand und für Handwerksbetriebe entsteht daraus in der Regel eine Digitalisierungsroadmap, die die einzelnen Schritte nach Aufwand und Nutzen priorisiert.
Anwendung im Alltag
Ein einfaches Beispiel ist der Urlaubsantrag. Früher füllte ein Mitarbeiter den Antrag auf Papier aus und leitete ihn per E-Mail oder Hauspost weiter. In einem digitalisierten Prozess wird der Antrag online eingereicht und automatisch an die zuständige Führungskraft weitergeleitet.
Der Antrag wird dadurch schneller bearbeitet, Übertragungsfehler entfallen, und alle Beteiligten sehen jederzeit den aktuellen Status. Dasselbe Prinzip lässt sich auf viele weitere Workflows übertragen, etwa auf Rechnungsfreigaben, Materialbestellungen oder Serviceaufträge. Gerade im Handwerk ersetzen digitale Prozesse so den Papierlauf zwischen Baustelle und Büro.
Bezug zu topfact
Für die weitere Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet topfact unter anderem Lösungen für die digitale Signatur und die E-Rechnungspflicht an. Beides ist dann relevant, wenn Unternehmen analoge Abläufe durch digitale ersetzen und Vorgänge revisionssicher abbilden möchten.
Mehr Informationen finden Sie auf unserer Seite zur E-Rechnungspflicht
Relevante Themenbereiche
Das Thema "Prozessdigitalisierung" ist für folgende Themenbereiche relevant: