Definition
Prozessautomatisierung bezeichnet das automatische Ausführen von Arbeitsabläufen mithilfe von Software oder Technologien. Wiederkehrende Aufgaben werden dabei ohne oder mit wenig manueller Arbeit erledigt. Ziel der Prozessautomatisierung ist es, Zeit und Kosten zu sparen, Fehler zu reduzieren und Prozesse zu beschleunigen. Damit ist sie ein wichtiger Bestandteil der Prozessoptimierung für den Mittelstand.
Einordnung / Relevanz
Für kleine und mittlere Unternehmen kann Prozessautomatisierung Zeit, Kosten und Ressourcen sparen. Werden manuelle Tätigkeiten reduziert, können sich Mitarbeiter stärker auf andere Aufgaben konzentrieren. Gleichzeitig können automatisierte Abläufe dazu beitragen, Fehler bei Eingaben oder Übertragungen zu vermeiden und eine gleichbleibende Qualität zu unterstützen.
Effizientere Abläufe können zudem die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens stärken. Unternehmen können schneller auf Veränderungen reagieren und wiederkehrende Aufgaben strukturierter bearbeiten.
Eine geordnete, nachvollziehbare und dauerhaft lesbare Archivierung geschäfts- und steuerrechtlich relevanter E-Mails und Dokumente ist für Unternehmen besonders wichtig, da entsprechende Aufbewahrungspflichten unter anderem in § 147 AO und § 257 HGB gesetzlich vorgeschrieben sind.
Problem / Herausforderung
Ohne Prozessautomatisierung entstehen häufig unnötige manuelle Arbeitsschritte. Wiederkehrende und repetitive Aufgaben benötigen Zeit und können zu hohen Prozesskosten führen. Menschliche Eingabe- und Übertragungsfehler erhöhen zudem die Fehleranfälligkeit.
Werden Abläufe nicht effizient gestaltet, kann dies die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen. Gerade bei vielen wiederkehrenden Vorgängen kann eine Workflow Digitalisierung Beratung sinnvoll sein.
Funktionsweise / Lösungsansatz
Eine Prozessautomatisierung beginnt mit der Analyse des bestehenden Ablaufs. Anschließend wird festgelegt, welche Schritte automatisiert werden können. Digitale Workflows können Aufgaben automatisch weiterleiten, während die Software wiederkehrende Tätigkeiten übernimmt.
Eine zentrale Datenverwaltung sorgt dafür, dass relevante Informationen an einem Ort verfügbar sind. Nach der Umsetzung wird die Automatisierung getestet und bei Bedarf verbessert. Eine Beratung zur Prozessanalyse in Unternehmen kann dabei helfen, bestehende Abläufe systematisch zu betrachten.
Anwendung im Alltag
Ein mittelständischer Handwerksbetrieb erhält täglich viele Kundenanfragen über die Website. Die Anfrage wird automatisch in das System übernommen. Anschließend werden freie Termine vorgeschlagen und eine Terminbestätigung an den Kunden versendet. Die zugehörigen Informationen werden digital gespeichert.
Dadurch können mehrere manuelle Arbeitsschritte reduziert und Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert werden. Das zeigt, wie digitale Prozesse im Handwerk im Alltag eingesetzt werden können.
Bezug zu topfact
Um solche digitalen Abläufe zentral zu bearbeiten und nachzuverfolgen, kann MyWork von topfact eingesetzt werden. Die Arbeitsoberfläche innerhalb von topfact6 bündelt Dokumente, Vorgänge, Aufgaben und digitale Prozesse an einem zentralen Ort.
Ein weiterer Anwendungsbereich ist die automatische E-Mail-Archivierung, mit der geschäftliche E-Mails strukturiert und nachvollziehbar archiviert werden können.
Relevante Themenbereiche
Das Thema "Prozessautomatisierung" ist für folgende Themenbereiche relevant: