Definition
Digitale Geschäftsprozesse sind strukturierte Unternehmensabläufe, die durch digitale Unterstützung durchgeführt werden. Informationen werden dabei digital gespeichert, verarbeitet und weitergegeben. Sie umfassen sowohl interne Abläufe als auch den Austausch mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Eine Beratung digitaler Prozesse für KMU kann dabei unterstützen.
Einordnung / Relevanz
Für mittelständische Unternehmen sind digitale Geschäftsprozesse von großer Bedeutung, da viele alltägliche Abläufe digital unterstützt oder automatisiert werden können. Dazu gehören beispielsweise die Bearbeitung von Rechnungen und Aufträgen, die Verwaltung von Verträgen und Dokumenten sowie Bewerbungen, Zeit Erfassung und Urlaubsanträge.
Durch digitale Prozesse lassen sich manuelle Arbeitsschritte reduzieren, Bearbeitungszeiten verkürzen und Fehler vermeiden. Informationen stehen schneller zur Verfügung und können transparenter bearbeitet werden. Eine Prozessoptimierung für den Mittelstand kann dadurch dazu beitragen, die langfristige Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu unterstützen.
Auch gesetzliche Anforderungen spielen eine Rolle: Seit dem 01.01.2025 gelten Vorgaben zur E-Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Nach § 147 Abs. 2 AO müssen elektronisch aufbewahrte Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein.
Problem / Herausforderung
Ohne digitale Geschäftsprozesse müssen viele Arbeitsschritte manuell durchgeführt werden. Dadurch können Zeitaufwand und Kosten steigen. Werden Daten mehrfach übertragen oder eingegeben, können Tipp- und Übertragungsfehler entstehen.
Auch Papierdokumente können schwieriger zu suchen sein. Abteilungen haben möglicherweise keinen einfachen Zugriff auf aktuelle Informationen, während Wissen über bestimmte Abläufe nur bei einzelnen Mitarbeitern liegt. Mit zunehmender Unternehmensgröße können manuelle Prozesse zudem unübersichtlich werden und die Kundenbetreuung durch längere Bearbeitungszeiten erschweren. Eine Prozessanalyse im Unternehmen kann solche Schwachstellen sichtbar machen.
Funktionsweise / Lösungsansatz
Digitale Geschäftsprozesse bilden die einzelnen Arbeitsschritte eines Geschäftsablaufs digital ab. Informationen, Dokumente und Aufgaben werden dabei zentral im System verwaltet und den zuständigen Personen oder Abteilungen zugeordnet. Dadurch müssen Unterlagen nicht mehr in Papierform von einer Person zur nächsten weitergegeben werden. Stattdessen können berechtigte Mitarbeiter direkt auf die benötigten Informationen zugreifen und Aufgaben bearbeiten, prüfen oder freigeben.
Dokumente lassen sich zentral speichern, versionieren und bei entsprechender Berechtigung gemeinsam bearbeiten. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Änderungen vorgenommen wurden, und der Ablageort der aktuellen Dokumente ist eindeutig. Bearbeitungsschritte können über ein Historienprotokoll dokumentiert werden. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich automatisieren, während Zugriffsrechte den Zugriff auf sensible Informationen steuern.
Anwendung im Alltag
Ein Beispiel ist der digitale Bewerbungsprozess. Bewerberunterlagen werden eingesendet und eine Eingangsbestätigung kann automatisch versendet werden. Anschließend wird die Bewerbung einer zuständigen Person zugeteilt und bearbeitet. Der Bearbeitungsstatus wird im System dokumentiert.
Bei einer Einstellung kann der Arbeitsvertrag erstellt und digital an den Bewerber gesendet werden. Der Bewerber unterzeichnet den Vertrag digital. Anschließend kann das unterschriebene Dokument zurückgesendet, gespeichert und archiviert werden. Ein solcher Workflow kann die Bearbeitung strukturieren und den manuellen Aufwand reduzieren.
Bezug zu topfact
Mit MyWork und inSign unterstützt topfact digitale Geschäftsprozesse. MyWork ermöglicht die zentrale Bearbeitung und Nachverfolgung von Dokumenten, Vorgängen, Aufgaben und Prozessen. Mit inSign können digitale Unterschriften aus dem topfact-System heraus gestartet und unterschriebene Dokumente wieder dem passenden Vorgang zugeordnet werden.
Mehr zu diesen Themen finden Sie hier: Management Prozesse
Relevante Themenbereiche
Der Begriff "Digitale Geschäftsprozesse" ist für folgende Themenbereiche relevant: