Einordnung
Ein Beleg ist ein Dokument, das geschäftliche, finanzielle oder organisatorische Vorgänge nachweist und dokumentiert. In der Buchführung dient er als Nachweis eines Geschäftsvorfalls. Ein Geschäftsvorfall ist ein wirtschaftliches Ereignis, das Vermögen, Schulden oder den Erfolg eines Unternehmens beeinflusst. Belege bilden die Grundlage für eine nachvollziehbare Buchführung und erfüllen gesetzliche sowie steuerliche Nachweispflichten.
Grundsatz der Buchführung: Keine Buchung ohne Beleg
Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen Beleg nachvollziehbar dokumentiert sein. Ohne Beleg darf keine Buchung erfolgen. Damit wird sichergestellt, dass alle Buchungen prüfbar, transparent und rechtssicher sind.
Belegarten
Belege können in unterschiedlichen Formen vorliegen, zum Beispiel als:
- Ein- und Ausgangsrechnungen
- Aufträge und Auftragsbestätigungen
- Quittungen für Barzahlungen
- Bescheide (z. B. Steuern, Gebühren)
- Gutscheine
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Lieferscheine
- Kontoauszüge
- Verträge mit buchhalterischer Relevanz
- Umbuchungs- und Korrekturbelege
Unterscheidung: Eigen- und Fremdbelege
Eigenbelege sind intern erstellte Nachweise, während Fremdbelege von Dritten stammen.
Typische Beispiele:
Eigenbelege: Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Entnahmebelege, Lohnlisten, Inventurlisten
Fremdbelege: Eingangsrechnungen, erhaltene Gutschriften, Bank- und Postbelege, Steuerbescheide
Inhalte eines Belegs (buchhalterisch relevant)
Ein Beleg muss mindestens folgende Angaben enhalten:
- Vorgangsbezeichnung
- Datum
- Betrag
Nach GoBD sind zusätzlich wichtige Pflichtangaben erforderlich, z. B. Belegnummer, Aussteller und Empfänger sowie ggf. Währungsangaben.
Anforderungen an die Belegfunktion
Papier- und elektronische Belege erfüllen ihre Funktion nur, wenn sie nachvollziehbar mit Buchungsdaten verknüpft sind. Dazu gehören Kontierungsangaben, Buchungsdatum und ein klares Ordnungssystem bzw. ein zugeordneter Datensatz im System.
Verwaltung von Belegen (GoBD)
Für die digitale und physische Archivierung gelten strenge Anforderungen:
- Unveränderbarkeit
- Vollständigkeit
- Nachvollziehbarkeit
- maschinelle Auswertbarkeit
- revisionssichere Archivierung
Belege müssen jederzeit verfügbar und ordnungsgemäß dokumentiert sein.
Zusammenhang zwischen Beleg und Buchung
Jede Buchung basiert auf mindestens einem Beleg. Beleg und Buchung sind eindeutig miteinander verknüpft. Diese Verbindung ermöglicht Jahresabschlüsse, Betriebsprüfungen und steuerliche Nachweise im Rahmen der doppelten Buchführung.
Digitaler Ablauf der Belegverarbeitung
In modernen Unternehmen erfolgt die Verarbeitung häufig automatisiert:
- Eingang eines Belegs (z. B. Rechnung per E-Mail)
- Archivierung im Dokumentenmanagementsystem (DMS)
- automatische Datenerkennung (OCR)
- Prüfung der Angaben und Freigabeprozesse
- Übergabe an die Buchhaltung und Verbuchung
Nutzen von Belegen
- Rechtssichere und nachvollziehbare Buchführung
- Grundlage für Jahresabschluss und Steuererklärung
- Transparenz bei Geschäftsvorgängen
- Unterstützung bei Prüfungen und Audits
- Automatisierung von Buchhaltungsprozessen
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Anwendung im Unternehmensalltag
Belege entstehen kontinuierlich, z. B. bei Lohnabrechnungen, die monatlich erstellt werden. Sie dokumentieren Zahlungen und Abzüge und dienen als Nachweis für die Buchhaltung sowie für Prüfungen durch Behörden.
Relevante Themenbereiche
Der Begriff "Beleg" ist für folgende Themenbereiche relevant: