Professionelles Vertragsmanagement

Verträge existieren  in alle Unternehmensbereichen, sie sind das Fundament jedes Geschäftsmodells.  Verträge sind aber auch sensibel. Es ist nicht möglich einfach alle Verträge an einer Stelle zu verwalten, denn zu unterschiedlich sind die Anforderungen an Geheimhaltung und Transparenz. 


topteam Contract Management ist ein webbasierendes Workflowprodukt der topfact AG.

 

Es steuert Vertragspartnerdaten, Vertragsverantwortliche, Vertragsbereiche und -parameter, sowie die Rahmenbedingungen des Vertrages. Angebunden sind Report- und Workflowprozesse zur regelmäßigen Information über den Vertragsstatus und Vertragsinhalte. 



 Wo hilft diese Modul?

 

Verträge existieren  in alle Unternehmensbereichen, sie sind das Fundament jedes Geschäftsmodells.  Verträge sind aber auch sensibel.

 

Es ist nicht möglich einfach alle Verträge an einer Stelle zu verwalten, denn zu unterschiedlich sind die Anforderungen an Geheimhaltung und Transparenz.

 

Vertragsverantwortliche sind oftmals Abteilungsleiter, das mittlere Management, welches Fluktuationen unterworfen ist und trotzdem über die Leistungsvereinbarung des Vertrags im Detail informiert sein sollte.

 

Verträge sollen auch bewertbar und auswertbar sein, um jederzeit das Volumen und die möglichen Vertragsendezeiten und Kündigungsfristen zu ermitteln.

 

Alles in allem eine anspruchsvolle Gemengelage, welche mit den klassischen Archivmitteln alleine nicht lösbar ist. 

 

Funktionsbereiche von topteam Contract Management

 

Das Ergänzungsmodul topteam Contract Management, basiert auf dem DMS-Archiv und betrachtet den Vertrag als Vorgang, denn der Vertrag soll in seiner Entstehung und seinem Inhalt Auswertbar sein.

 

 

 Im Vorgang können Sie die Entstehung des Vertrages, die Besprechungsprotokolle und die Entwürfe dokumentieren.

 

Sie können Laufzeiten und Kündigungsfristen hinterlegen um das nächst mögliche Vertragsendedatum und das dafür späteste Kündigungsdatum zu ermitteln.

 

 

Praxismerkmale

 

Die automatischen Reports informieren die Vertragsbesitzer über das Volumen, den aktuellen Vertragsstand und mögliche Aufgaben die als Leistungsvereinbarung im Vertrag hinterlegt sind.

 

Checklisten dokumentieren ob alle Compliance-Items und interne Prüfungen beachtet und abgearbeitet wurden.

 

Über Workflows können die Bereichsverantwortlichen intern und extern ihre Zustimmung zu den Entwürfen geben und damit den Vertragsentstehungszeitraum deutlich abkürzen.

 

Das eigentliche Vertragsdokument liegt im Archiv und ist zentral organisiert, dabei sehr detailliert in Bezug auf die Zugriffsrechte definierbar, um allen Anforderungen der Transparenz und Geheimhaltung gerecht zu werden. 

Ihr topfact Ansprechpartner

 

Falls Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Detlev Eberhardt

+49 8053 / 7945-00 

Vertrieb@topfact.de



Übersichtsliste der Verträge

Jede Spalte kann gefiltert werden. Die Liste der Felder kann sich der Anwender einrichten.


Vertragsdetails

Ansicht aller Informationsbereiche des Vertrages:

  • Vertragsdaten
  • Workflowdetils
  • Vertragsinhalt (Texte)
  • Vertragsanhänge (Texte)
  • Archiv-Dokumente
  • Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
  • Compliance-Items
  • Kosten und Werte
  • Berichte und Reports

 Berichte 

Einrichtung von Berichten zur regelmäßigen Information der Vertagsverantwortlichen zu den Vertragsinhalten und dem aktuellen Vertragsstatus.


 

 Beispielfunktion: Berichte Details 

 

Detailmaske zur Berichtsart und Berichtskategorie, den internen Empfängern, externen Empfängern, dem nächsten Versendedatum und dem Versendeintervall.