UGL, XML, CSV und Co.

Der Hauptaufwand mit gedruckten Eingangsrechnungen entsteht durch deren Körperlichkeit. Denn Informationsträger Papier muss manuell bewegt werden, damit die Information „fließt“. Weiterhin wird durch manuelles Kopieren die Information „verteilt“. Beides sind Tätigkeiten und Aufwände die in topfact komplett entfallen und für Sie eine direkte Zeitersparnis erzeugen.

Auch im digitalen Rechnungsmanagement können Aufwände entstehen.  Durch das manuelle Zuordnen der richtigen Suchbegriffe zur jeweiligen Rechnung sind Eingaben notwendig. Beispiele für Suchdaten sind die Belegart, wie Rechnung oder Rechnungskorrektur, der Name des Lieferanten, das Belegdatum, die Belegnummer, der Betrag und der Bestellbezug.

 

Das sind zunächst wenige Einzeldaten, deren Eingabe bei der Abarbeitung eines Rechnungsstapels aber auch mal Minuten je Beleg dauern können. 

 

Bei größeren Belegmengen empfiehlt sich also eine qualitativ hochwertige und automatische Erkennung der Suchdaten (Metadaten Extraktion).

 

Die einmal erkannten Daten, werden automatisch als Suchbegriffe hinterlegt und können für die weiteren Schritte, wie Bildung der Kontierung, die Grundlage darstellen. Damit werden aus automatisch gewonnen Informationen die Basisdaten für die Folgeschritte generiert.