Automatische Inhaltserkennung

Der Hauptaufwand mit gedruckten Eingangsrechnungen entsteht durch deren Körperlichkeit. Denn Informationsträger Papier muss manuell bewegt werden, damit die Information „fließt“. Weiterhin wird durch manuelles Kopieren die Information „verteilt“. Beides sind Tätigkeiten und Aufwände die in topfact komplett entfallen und für Sie eine direkte Zeitersparnis erzeugen.

Auch im digitalen Rechnungsmanagement können Aufwände entstehen.  Durch das manuelle Zuordnen der richtigen Suchbegriffe zur jeweiligen Rechnung sind Eingaben notwendig. Beispiele für Suchdaten sind die Belegart, wie Rechnung oder Rechnungskorrektur, der Name des Lieferanten, das Belegdatum, die Belegnummer, der Betrag und der Bestellbezug.

 

Das sind zunächst wenige Einzeldaten, deren Eingabe bei der Abarbeitung eines Rechnungsstapels aber auch mal Minuten je Beleg dauern können. 

 

Bei größeren Belegmengen empfiehlt sich also eine qualitativ hochwertige und automatische Erkennung der Suchdaten (Metadaten Extraktion).

 

Die einmal erkannten Daten, werden automatisch als Suchbegriffe hinterlegt und können für die weiteren Schritte, wie Bildung der Kontierung, die Grundlage darstellen. Damit werden aus automatisch gewonnen Informationen die Basisdaten für die Folgeschritte generiert.




Funktionen

Scannen und Importieren

Scannen von Papierdokumenten und Erfassen von elektronischen Dokumenten aus Bilddateien (PDF, TIF…) oder aus Datendateien (XLS, XML, EDIFACT, ZUGFeRD…) über integrierten Scanclient oder automatische Verzeichnisüberwachung.


OCR- und Barcodeerkennung

Automatische OCR-Volltexterken­nung und Barcodeerkennung als Vorstufe für die Datenextraktion und als Index für die Archivierung.


Selbstlernendes Trainingsmodul

Integrierte Trainings- und Lernfunktion zur Steigerung der Extraktionsquote und Minimierung von Erkennungsfehlern automatisch und transparent auf Basis von manuellen Korrekturen im Validierungsclient.


Datenabgleich zur Qualitätsverbesserung

Automatischer Datenabgleich mit externen Datenbeständen z.B. für die Kreditorenerkennung oder die Anbindung eines Warenwirtschafts­systems per CSV-Datei, ODBC-Da­tenbankverbindung oder SAP® RFC-Funktion.


Datenergänzungen

Automatische Datenvalidierung und Datenergänzung über integrierte Formelprüfung und Skripte.

Automatische Bildaufbereitung

Automatische Bildoptimierung zur Erzeugung optimaler Schwarz-/Weißbilder aus Farb- oder Graustu­fenbildern, automatische Seitendre­hung anhand von enthaltenem Text und automatische Dokumenten­trennung anhand von Trennblättern, Barcodes, Trennstempeln oder Textinhalten.


Dokumentenklassifizierung

Automatische Dokumentenklas­sifizierung für die automatische Ermittlung von Belegarten und Dokumentenklassen auf Basis von Textinhalten und Logos.


Datenextraktion Kopf- und Fußzeile

Automatische Datenextraktion und Indizierung von Kopf-/Fußdaten über Freiformerkennung oder Vorlagenerkennung.


Datenextraktion Positionszeilen

Automatische Datenextraktion und Indizierung von Detail-/Positionsdaten über Freiformerkennung oder Vorlagenerkennung.


Manuelle Eingriffe möglich

Manuelle Datenvalidierung über windows- oder webbasierten Vali­dierungsclient für die Korrektur von Kopf-/Fußdaten und Detail-/Positi­onsdaten mit Anzeige des Original­dokuments und Prüfassistent.


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