Definition
Die XRechnung ist ein standardisiertes, rein strukturiertes Datenformat für elektronische Rechnungen. Sie basiert vollständig auf XML und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung ohne menschlich lesbare Darstellung. Die XRechnung ist in Deutschland insbesondere im öffentlichen Sektor verpflichtend und erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931.
Einordnung
Die XRechnung ist ein spezielles E-Rechnungsformat für den elektronischen Rechnungsaustausch. Sie wird vor allem im öffentlichen Auftragwesen eingesetzt und ist dort das Standardformat für Rechnungen an Behörden.
Das Format ist ein validierter Standard mit klar definierten und strikten Prüfregeln. Dadurch wird sichergestellt, dass Rechnungsdaten vollständig, korrekt und maschinell verarbeitbar sind.
Wie ist die Struktur der XRechnung?
Die XRechnung besteht ausschließlich aus einem XML-Datenformat. Dieses enthält alle Rechnungsinformationen in strukturierter Form.
- Strukturierte Rechnungsdaten im Textformat
- vollständig maschinell lesbar
- direkte automatisierte Weiterverarbeitung möglich
Eine visuelle Darstellung wie ein PDF ist nicht Bestandteil der XRechnung.
Warum wurde sie entwickelt?
Die XRechnung wurde entwickelt, um die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung im öffentlichen Sektor zu standardisieren und zu vereinfachen.
Ziele sind unter anderem:
- Vereinfachung der elektronischen Datenübermittlung
- Förderung der Digitalisierung
- Automatisierte Rechnungsverarbeitung
- Vermeidung von Medienbrüchen
- Einheitlicher Standard unabhängig von Unternehmensgröße
Welche Informationen sind in der XRechnung enthalten?
Die XRechnung enthält alle relevanten Rechnungsdaten in strukturierter Form.
Metadaten
- Version des Standards
- Erstellungsdatum der Rechnung
- Rechnungsnummer
- Währung
Rechnungssteller
- Name und Anschrift
- Steuer-ID
- Kontaktinformationen
Rechnungsempfänger
- Name und Anschrift
- Steuer-ID
- Leitweg-ID
Rechnungspositionen
- Artikel- oder Leistungsbeschreibung
- Menge und Einheit
- Einzelpreis netto
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Positionssumme
Summen
- Zwischensumme netto
- Steuerbeträge nach Steuersätzen
- Gesamtsumme brutto
Zahlungsinformationen
- Fälligkeitsdatum
- Bankverbindung (IBAN, BIC)
- Verwendungszweck
Welche Rolle spielt die XRechnung bei der E-Rechnungspflicht?
Um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen, muss eine elektronische Rechnung strukturierte Daten enthalten, elektronisch verarbeitbar sein und der Norm EN 16931 entsprechen.
Die XRechnung erfüllt diese Anforderungen vollständig und ist daher ein zulässiges und im öffentlichen Sektor häufig verpflichtendes E-Rechnungsformat. Sie gilt dort als Standardlösung für den Rechnungsaustausch mit Behörden.
Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD
Die XRechnung besteht ausschließlich aus XML-Daten und ist nicht visuell für Menschen lesbar.
ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format. Es kombiniert eine lesbare PDF-Rechnung mit einer eingebetteten XML-Datei. Dadurch ist ZUGFeRD sowohl für Menschen als auch für Systeme nutzbar und wird häufig im B2B-Bereich eingesetzt.
Die XRechnung ist dagegen konsequent auf maschinelle Verarbeitung und öffentliche Auftraggeber ausgerichtet.
Wie wird eine XRechnung erstellt?
XRechnungen können in verschiedenen Systemen erzeugt werden:
- ERP-Systeme
- Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
- Buchhaltungssoftware
Die Erstellung erfolgt automatisiert auf Basis strukturierter Rechnungsdaten im XML-Format.
Welche Rolle spielt ein DMS bei der XRechnung?
Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt den gesamten Prozess der elektronischen Rechnungsverarbeitung.
Wichtige Funktionen sind:
- revisionssichere Archivierung
- automatisierter Rechnungseingang
- Unterstützung bei der Rechnungsprüfung
- Bereitstellung von Freigabeprozessen
- Übergabe an Buchhaltungs- und ERP-Systeme
Damit wird eine durchgängige digitale Verarbeitung der XRechnung ermöglicht.
Risiken ohne XRechnung oder andere E-Rechnungsformate
Der Verzicht auf standardisierte E-Rechnungsformate kann sowohl steuerliche als auch geschäftliche Risiken verursachen.
Steuerliche Risiken
- Gefährdung des Vorsteuerabzugs
- Beanstandungen bei Betriebsprüfungen
- mögliche Steuernachforderungen
- Verstöße gegen die GoBD
Geschäftliche Konsequenzen
- Zahlungsverzug durch Ablehnung von Rechnungen
- Wettbewerbsnachteile bei öffentlichen Ausschreibungen
- Vertragsrisiken durch fehlende E-Rechnungsfähigkeit
- Ablehnung durch öffentliche Auftraggeber bei Nichtkonformität
- technische Validierungsfehler
Ablauf
Empfang einer XRechnung
Die eingehende XRechnung wird aus dem E-Mail-Postfach oder einem ERP-System übernommen und im DMS archiviert.
Die strukturierten XML-Daten werden automatisch ausgelesen. Eine OCR-Erkennung ist nicht erforderlich.
Anschließend erfolgt die Rechnungsprüfung, bei der die Inhalte mit Angeboten, Bestellungen, Lieferscheinen, GAEB-Dateien oder UGL-Katalogen abgeglichen werden können.
Nach der Prüfung wird die Rechnung zur Freigabe an die verantwortliche Stelle weitergeleitet. Anschließend erfolgt die Vorkontierung bzw. Kontierung im Buchhaltungssystem.
Versand einer XRechnung
Beim Versand erzeugt das ERP-System eine strukturierte XRechnung im XML-Format.
Zusätzliche Dokumente wie Leistungsnachweise können beigefügt werden. Die Rechnung wird automatisch im DMS revisionssicher archiviert. Anschließend kann sie direkt an das Buchhaltungssystem übergeben und dort weiterverarbeitet werden.
Nutzen
Der Einsatz der XRechnung bietet zahlreiche Vorteile:
- Erfüllung der E-Rechnungspflicht
- Verkürzte Rechnungsdurchlaufzeiten
- schnellere Bearbeitung von Eingangsrechnungen
- verbesserte Lieferantenbeziehungen
- Unterstützung bei der Einhaltung von Zahlungsfristen
- verbesserte Liquiditätsplanung
- klare Verantwortlichkeiten im Freigabeprozess
- höhere Prozesssicherheit
- weniger manueller Aufwand
Anwendung im Alltag
Eine XRechnung wird im E-Mail-Postfach empfangen und automatisch ausgelesen.
Das Dokument wird revisionssicher im DMS archiviert. Die enthaltenen strukturierten Daten werden automatisch geprüft und verarbeitet.
Anschließend erfolgt die Freigabe durch einen Mitarbeiter. Nach der Freigabe wird die Rechnung an das Buchhaltungssystem übergeben und dort automatisch vorkontiert.
Der gesamte Prozess läuft weitgehend digital und ohne manuelle Datenerfassung ab.
Relevante Themenbereiche
Der Begriff "Beleg" ist für folgende Themenbereiche relevant: