Definition
Revisionssicherheit beschreibt die gesetzeskonforme, unveränderbare und nachvollziehbare Aufbewahrung von digitalen und papiergebundenen Geschäftsdaten. Ziel ist es, alle relevanten Informationen so zu speichern, dass sie jederzeit vollständig, korrekt und prüfbar sind. Grundlage sind insbesondere die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
Einordnung
Revisionssicherheit betrifft die ordnungsgemäße Verwaltung von Geschäftsvorfällen in Unternehmen. Sie stellt sicher, dass digitale Daten dauerhaft, unverändert, nachvollziehbar und vollständig gespeichert werden.
Die Anforderungen ergeben sich aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sowie den GoBD-Vorgaben der Finanzverwaltung. Diese gelten für alle steuerlich relevanten Unternehmensdaten und Prozesse.
Gemäß Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF vom 14.11.2014) liegt die Verantwortung für die Einhaltung ausschließlich beim Steuerpflichtigen.
Wirkungsbereich
Revisionssicherheit betrifft alle Daten mit steuerlicher oder geschäftlicher Relevanz, insbesondere:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Geschäfts- und Handelsbriefe
- Inventare und Jahresabschlüsse
- Buchungsbelege
Darüber hinaus sind auch digitale Kommunikationsformen relevant, darunter E-Mails mit geschäftlichem Inhalt, Verträge, Leistungsnachweise und weitere geschäftsrelevante Dokumente.
Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung
Revisionssicherheit basiert auf den Grundsätzen der GoB:
- Vollständigkeit
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Ordnung und strukturierte Ablage
- Richtigkeit der Inhalte
- Unveränderbarkeit der Daten
- zeitgerechte Aufzeichnungen und Buchungen
- Klarheit, Wahrheit und fortlaufende Dokumentation
Was bedeutet Revisionssicherheit in der Praxis?
In der praktischen Anwendung bedeutet Revisionssicherheit, dass alle geschäftlichen Vorgänge lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar archiviert werden.
Dazu gehören unter anderem:
- Rechnungseingang und -ausgang
- Rechnungsverarbeitung (Prüfung, Freigabe, Kontierung, Buchung, Zahlung)
- geschäftliche Korrespondenz wie E-Mails
- Verträge, Leistungsnachweise und ergänzende Dokumente
Alle Schritte müssen so dokumentiert sein, dass sie jederzeit prüfbar und nachvollziehbar sind.
Anforderungen an ein DMS zur Revisionssicherheit
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) spielt eine zentrale Rolle bei der Umsetzung revisionssicherer Archivierung.
Wichtige Anforderungen sind:
- zertifizierte Systemprüfung (z. B. nach IDW PS 880)
- nachvollziehbare Dokumentation aller Prozesse (Prüfpfad)
- definierte Verfahrensdokumentation
- Schutz vor unbefugtem Zugriff
- sichere Archivierung aller relevanten Daten
Technische Umsetzung der GoBD-Grundsätze
Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung lassen sich technisch wie folgt umsetzen:
- Vollständigkeit: lückenlose Archivierung aller relevanten Dokumente
- Nachvollziehbarkeit: Protokollierung aller Arbeitsschritte und Änderungen
- Nachprüfbarkeit: jederzeitige Prüfung durch Dritte möglich
- Ordnung: strukturierte und logisch aufgebaute Ablage im DMS
- Richtigkeit: unverfälschte Speicherung der Originalinhalte
- Unveränderbarkeit: keine nachträgliche Manipulation oder Löschung möglich
- zeitgerechte Erfassung: sofortige oder zeitnahe Archivierung
Technische Sicherungsmaßnahmen
Zur Sicherstellung der Revisionssicherheit werden verschiedene technische Mechanismen eingesetzt:
- vollständige Protokollierung aller Zugriffe (Audit-Trail)
- Versionierung statt Überschreiben von Dokumenten
- Schreibschutz im Archivsystem
- Zeitstempelung aller Archivvorgänge
- eindeutige Dokumenten-IDs zur Identifikation
- Integritätsprüfungen (z. B. Hashwerte)
Ablauf
Eingehende Dokumente
Dokumente werden per E-Mail, ERP-System oder anderen Eingangskanälen empfangen und automatisiert in das DMS übertragen.
Anhänge werden gemeinsam mit dem Dokument archiviert. Der gesamte Prozess erfolgt revisionssicher gemäß GoBD.
Ausgehende Dokumente
Im ERP-System erzeugte Dokumente, wie z. B. Rechnungen, werden als E-Rechnung verarbeitet und beim Versand automatisch im DMS archiviert.
Auch hierbei werden alle zugehörigen Dateien und Anhänge vollständig übernommen und revisionssicher gespeichert.
Nutzen
Revisionssicherheit bietet Unternehmen wesentliche Vorteile:
- rechtskonforme Datenarchivierung
- sichere Nachweisbarkeit bei Betriebsprüfungen
- schnelle und strukturierte Auffindbarkeit von Dokumenten
- Unabhängigkeit von einzelnen Systemen oder Personen
- erhöhte Sicherheit bei Audits
- vollständige Transparenz von Geschäftsprozessen
Anwendung im Alltag
Ein typischer Ablauf beginnt mit der Erstellung einer Rechnung im ERP-System. Diese wird als PDF erzeugt und im DMS revisionssicher archiviert.
Anschließend kann die Rechnung in ein ZUGFeRD-Format umgewandelt und mit weiteren Dokumenten wie Leistungsnachweisen ergänzt werden.
Beim Versand wird die Rechnung erneut im DMS archiviert, sodass der gesamte Prozess GoBD-konform dokumentiert und nachvollziehbar bleibt.
Relevante Themenbereiche
Revisionssicherheit ist insbesondere relevant für: