Definition: Was ist Rechnungsprüfung?
Die Rechnungsprüfung ist ein strukturierter Prozess zur systematischen Überprüfung von Eingangsrechnungen auf Vollständigkeit, rechnerische und sachliche Richtigkeit sowie steuerlich-rechtliche Konformität.
Ziel der Rechnungsprüfung ist es, sicherzustellen, dass nur korrekte, belegbare und gesetzeskonforme Rechnungen zur Zahlung freigegeben und anschließend verbucht werden. Sie bildet damit eine zentrale Kontrollinstanz im Eingangsrechnungsprozess.
Einordnung
Die Rechnungsprüfung ist ein zentraler Bestandteil des Eingangsrechnungsmanagements und liegt im Übergang zwischen Rechnungserfassung, Freigabe und Buchung.
Sie verbindet mehrere Unternehmensbereiche:
- Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung
- Einkauf und Lieferantenmanagement
- Dokumentenmanagement (DMS)
- ERP-Systeme und Buchhaltungssysteme
- Compliance- und Steuerprozesse
Im Gesamtkontext dient die Rechnungsprüfung als kontrollierende Qualitätssicherungsstufe vor der Zahlungsfreigabe.
Prozesseinordnung im Eingangsrechnungsmanagement
Die Rechnungsprüfung ist Teil der folgenden Prozesskette:
- Rechnungseingang
- Revisionssichere Archivierung des Belegs
- Automatische Erfassung der Rechnungsdaten
- Automatisierte Rechnungsprüfung
- Manueller oder teilautomatisierter Freigabeprozess
- Vorkontierung und Übergabe an ERP-/FI-Systeme
Formale Rechnungsprüfung
Bei der formalen Prüfung wird überprüft, ob die Rechnung technisch und strukturell korrekt ist:
- Vollständigkeit der Pflichtdaten (Lieferant, Belegnummer, Datum, Betrag)
- Prüfung auf Dubletten (Vermeidung mehrfacher Buchungen)
- Prüfung der Rechnungsart (Rechnung, Gutschrift, Storno)
- technische Lesbarkeit (PDF, E-Rechnung, XML-Struktur)
Sachliche Rechnungsprüfung
Die sachliche Prüfung bewertet die inhaltliche Richtigkeit der Leistung:
- Abgleich mit Bestellung oder Auftrag
- Prüfung von Preis, Menge und Konditionen
- Kontrolle von Rabatten, Skonti und Vereinbarungen
- Prüfung der Leistungserbringung (Art und Umfang)
- ggf. Abnahme- oder Leistungsnachweise
- Zuordnung zu Kostenstellen, Projekten oder Geschäftsvorfällen
- Lieferantenbewertung und Plausibilitätsprüfung
Steuerlich-rechtliche Rechnungsprüfung
Die steuerliche Prüfung stellt die gesetzliche Konformität der Rechnung sicher, insbesondere gemäß § 14 UStG:
- vollständiger Name und Anschrift von Leistungserbringer und -empfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
- ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung
- Kennzeichnung von Gutschriften
- ggf. Hinweis auf Steuerschuldumkehr
Bei elektronischen Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) erfolgt zusätzlich:
- Validierung strukturierter XML-Daten
- Prüfung der technischen Pflichtfeldstruktur
- Sicherstellung maschineller Auswertbarkeit
Nur vollständig und korrekt geprüfte Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug.
Ablauf der Rechnungsprüfung
- Eingang und Archivierung der Rechnung im DMS
- Automatische Erfassung der Rechnungsdaten
- Formale Prüfung (Pflichtfelder, Dubletten, Struktur)
- Sachliche Prüfung (Bestellung, Leistung, Konditionen)
- Steuerliche Prüfung (UStG-Konformität)
- Statusvergabe im Freigabeprozess (z. B. „freigegeben“, „zur Prüfung“, „abgelehnt“)
- Kontierung und Übergabe an ERP-System
- Buchung und Zahlungsfreigabe
Nutzen der Rechnungsprüfung
Prozess- und Kontrollnutzen
- strukturierte Kontrolle des gesamten Rechnungsprozesses
- Vermeidung fehlerhafter oder unberechtigter Zahlungen
- erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Finanz- und Risikonutzen
- Vermeidung von Doppelbuchungen durch Dublettenprüfung
- Sicherstellung des Vorsteuerabzugs
- Reduktion von Betrugs- und Fehlbuchungsrisiken
- bessere Steuerung des Liquiditätsabflusses
Compliance- und Rechtsnutzen
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- sichere Dokumentation für Prüfungen und Audits
- Rechtssicherheit bei steuerlichen Anforderungen
Effizienz- und Automatisierungsnutzen
- automatisierte Prüfempfehlungen bei Standardfällen
- schnellere Freigabeprozesse
- reduzierte manuelle Prüfaufwände
Anwendung im Alltag
Nach der revisionssicheren Archivierung einer Eingangsrechnung werden die Daten automatisch erfasst und geprüft. Anschließend erfolgt die sachliche und steuerliche Prüfung sowie der Freigabeprozess.
Erst nach erfolgreicher Rechnungsprüfung wird die Rechnung kontiert, an das ERP-System übergeben und zur Zahlung freigegeben.
Relevante Themenbereiche
Die Rechnungsprüfung ist in folgenden Bereichen relevant: