Definition
Nachvollziehbarkeit beschreibt die Fähigkeit, Prozesse und einzelne Prozessschritte vollständig, lückenlos und verständlich rekonstruieren zu können. Sie stellt sicher, dass jederzeit ersichtlich ist, wer welche Tätigkeit wann und in welchem Kontext durchgeführt hat. Damit bildet Nachvollziehbarkeit eine zentrale Grundlage für Transparenz, Kontrolle und Prüfbarkeit von Geschäftsprozessen.
Einordnung
Nachvollziehbarkeit bedeutet die durchgängige Dokumentation aller Aktivitäten innerhalb eines Prozesses (End-to-End). Dabei werden sowohl manuelle als auch automatisierte Schritte erfasst.
Ziel ist eine transparente Darstellung der Prozesslogik und der tatsächlichen Prozessabfolge. So kann jederzeit zwischen Soll- und Ist-Abläufen unterschieden werden.
Die Nachvollziehbarkeit ist eine wichtige Grundlage für interne und externe Prüfungen sowie für Compliance-Anforderungen.
Welche Kriterien müssen erfüllt sein?
Damit ein Prozess als nachvollziehbar gilt, müssen folgende Fragen jederzeit beantwortbar sein:
- Welcher Prozessschritt wurde vorher ausgeführt?
- Wie war der Ausgangszustand vor dem Schritt?
- Wie ist der aktuelle Prozessschritt entstanden?
- Was wurde konkret im Prozessschritt durchgeführt?
- Welche Änderungen wurden vorgenommen?
- Wann wurde der Prozessschritt ausgeführt?
- Wer hat den Schritt bearbeitet?
- Wo befindet sich der Schritt innerhalb der Prozesskette?
- Welcher Schritt folgt anschließend?
Wie wird Nachvollziehbarkeit sichergestellt?
Die Nachvollziehbarkeit wird durch technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet:
- automatisierte Protokollierung aller Prozessschritte im DMS
- Dokumentation von Zustandsänderungen innerhalb von Dokumenten und Daten
- eindeutige zeitliche Erfassung aller Änderungen
- lückenlose Historisierung aller Bearbeitungsschritte
Dadurch bleibt jeder Prozessschritt jederzeit rekonstruierbar.
Nutzen
Nachvollziehbarkeit bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:
- Unterstützung der Revisionssicherheit gemäß GoBD
- vollständige Transparenz über Geschäftsprozesse
- erhöhte Prozesssicherheit
- frühzeitige Erkennung von Fehlern und Risiken
- eindeutige Nachweisbarkeit bei Prüfungen
- beschleunigte Freigabe- und Entscheidungsprozesse
Anwendung im Alltag
Ein typisches Beispiel ist das digitale Eingangsrechnungsmanagement.
Eine Rechnung wird zunächst über das E-Mail-Postfach empfangen und anschließend automatisch in ein Dokumentenmanagementsystem übernommen und revisionssicher archiviert.
Alle weiteren Verarbeitungsschritte werden im System dokumentiert. Dazu gehören Prüfung, Freigabe, Kontierung und Buchung.
Wenn Änderungen an Dokumenten erforderlich sind, erfolgt dies nicht durch Überschreiben, sondern durch Versionierung. Das Originaldokument bleibt dabei erhalten, sodass der gesamte Verlauf jederzeit nachvollziehbar bleibt.
Relevante Themenbereiche
Nachvollziehbarkeit ist insbesondere relevant für: