Definition
Künstliche Intelligenz (KI) bezeichnet die Fähigkeit von Maschinen, Aufgaben auszuführen, die typischerweise menschliche Fähigkeiten wie Lernen, logisches Denken, Planen, Problemlösen oder Kreativität erfordern. KI verarbeitet Daten, erkennt Muster und unterstützt bei der automatisierten Informationsbereitstellung und Entscheidungsfindung.
Einordnung
KI umfasst Technologien, die Informationen analysieren, interpretieren und darauf basierend Ergebnisse erzeugen. Dazu gehören unter anderem das Lernen aus Daten, das Verstehen natürlicher Sprache, die Mustererkennung sowie die Ableitung von Entscheidungen.
Im Unternehmenskontext dient KI vor allem dazu, große Datenmengen effizient zu verarbeiten und Wissen systemübergreifend nutzbar zu machen.
Welche Formen der KI gibt es?
KI kann in unterschiedlichen Formen und Einsatzgebieten auftreten:
Nach Systemtyp
- Softwarebasierte KI (z. B. virtuelle Assistenten, Suchmaschinen, Bild- und Spracherkennung)
- Eingebettete KI (z. B. autonome Fahrzeuge, Robotik, IoT-Systeme, Drohnen)
Nach Funktionsweise
- Regelbasierte Systeme
- Machine Learning
- Deep Learning
- Generative KI
Warum ist KI wichtig?
KI übernimmt zunehmend zentrale Aufgaben in der modernen Informationsverarbeitung:
- schnelle Verarbeitung großer Datenmengen
- Unterstützung von Entscheidungen durch Datenanalyse
- Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten
- schnelle Bereitstellung von Informationen
- Entlastung von Mitarbeitenden bei Routineaufgaben
- Nutzung von Unternehmenswissen über Systemgrenzen hinweg
Wie funktioniert KI?
KI basiert auf der Nachbildung menschlicher kognitiver Fähigkeiten durch datengetriebene Modelle.
Maschinelles Lernen
Beim Machine Learning werden Daten verwendet, um Modelle zu trainieren:
- Daten werden gesammelt und bereitgestellt
- die KI erkennt Muster in den Daten
- das Modell wird trainiert und optimiert
- unbekannte Daten werden getestet und ausgewertet
- durch iterative Verbesserung steigt die Genauigkeit
Deep Learning
Deep Learning nutzt neuronale Netzwerke, die aus vielen miteinander verbundenen Knoten bestehen. Diese Struktur ist vom menschlichen Gehirn inspiriert. Die einzelnen Knoten verarbeiten Informationen und geben sie weiter, wodurch komplexe Muster erkannt werden können.
Welche Rolle spielt das DMS bei KI?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bildet eine zentrale Grundlage für KI-Anwendungen im Unternehmen:
- zentrale und vollständige Informationsquelle
- strukturierte Datenbasis (Metadaten, Inhalte, Schlagworte)
- kontrollierte Zugriffsrechte nach Rollenprinzip
- kontinuierlich aktualisierte Datenbasis durch neue Dokumente und Versionen
Damit wird sichergestellt, dass KI auf konsistente und aktuelle Unternehmensdaten zugreifen kann.
Welche Daten nutzt KI?
KI greift auf eine zentrale Datenbasis zu, die verschiedene Quellen umfasst:
- Dokumente aus dem DMS
- ERP-Daten
- CRM-Daten
- E-Mails
- Wikis und Wissensdatenbanken
- weitere strukturierte Datenquellen
Die Qualität der Ergebnisse hängt direkt von der Qualität und Konsistenz dieser Daten ab.
Anforderungen an die Datenbasis
Für den erfolgreichen Einsatz von KI müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:
- hohe Datenqualität (Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit)
- klare Verantwortlichkeiten für Datenpflege
- Einhaltung von Datenschutz und DSGVO
- konsistente Datenstrukturen ohne redundante Inhalte
Auch bei guter Datenbasis gilt: KI-generierte Ergebnisse müssen grundsätzlich geprüft werden.
Wie stellt KI Informationen bereit?
KI kann Informationen auf unterschiedliche Weise bereitstellen:
- Antworten in natürlicher Sprache
- Zusammenfassungen umfangreicher Dokumente
- Extraktion relevanter Informationen
- Handlungsempfehlungen
- Verknüpfung von Informationen aus mehreren Quellen
Unternehmensinterner Chatbot
Ein KI-gestützter Chatbot ermöglicht den direkten Zugriff auf interne Unternehmensinformationen.
Er:
- nutzt Daten aus DMS, ERP, CRM, Wikis und Datenbanken
- beantwortet Fragen in natürlicher Sprache
- berücksichtigt Rollen- und Berechtigungssysteme
- stellt nur Informationen bereit, für die eine Zugriffsberechtigung besteht
Zugriffsrechte & Datenschutz
Auch bei KI-Anwendungen gelten strenge Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen:
- Einhaltung der DSGVO
- rollenbasierte Zugriffskontrolle
- Need-to-know-Prinzip für sensible Informationen
- konsistente Übertragung bestehender DMS-Berechtigungen auf KI-Systeme
So wird sichergestellt, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben.
Typische Anwendungsfälle von KI in Unternehmen
- Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Datenanalyse und Reporting
- Kundenservice und Kommunikation
- Marketing und Vertrieb
- Predictive Analytics und Wartung
- Cybersecurity
- Produkt- und Prozessentwicklung
Risiken und Grenzen von KI
Der Einsatz von KI ist mit bestimmten Risiken verbunden:
- mögliche fehlerhafte oder unvollständige Antworten
- falsche Interpretation von Informationen
- starke Abhängigkeit von Datenqualität
- Datenschutz- und Compliance-Risiken
- sogenannte „Halluzinationen“ (inhaltlich plausible, aber falsche Aussagen ohne Datenbasis)
Ablauf
Eine Nutzeranfrage wird über eine Benutzeroberfläche gestellt. Das System erkennt das Benutzerprofil und leitet die Anfrage an den entsprechenden KI-Chatbot weiter.
Der Chatbot greift ausschließlich auf Informationen zu, für die der Nutzer berechtigt ist. Anschließend werden relevante Daten aus unterschiedlichen Quellen kombiniert und in natürlicher Sprache als Antwort bereitgestellt.
Nutzen
KI bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:
- schneller Zugriff auf Unternehmenswissen
- reduzierte Such- und Bearbeitungszeiten
- effizientere Datenanalyse
- schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- verkürzte Supportprozesse
- geringerer Abstimmungsaufwand
- Entlastung von Schlüsselpersonen
- kontrollierter Zugriff über Berechtigungssysteme
- bessere Nutzung interner Wissensbestände
Anwendung im Alltag
Im Support-Alltag kann ein Mitarbeitender eine Kundenanfrage direkt an den KI-Chatbot stellen. Die KI analysiert die interne Wissensbasis und liefert eine passende Antwort.
Dadurch kann die Anfrage schneller bearbeitet und ohne zusätzliche Rückfragen gelöst werden.
Relevante Themenbereiche
Künstliche Intelligenz ist insbesondere relevant für: