Definition
Ein Unternehmen erhält eine XRechnung per E-Mail.
Die Rechnung wird automatisch aus dem Postfach abgeholt und GoBD-konform archiviert. Anschließend werden die strukturierten Rechnungsdaten ausgelesen und geprüft.
Nach der Freigabe durch den zuständigen Mitarbeitenden erfolgt die automatische Übergabe an das Buchhaltungssystem. Die Kontierung kann dabei bereits vorbereitet oder vollständig automatisiert erfolgen.
Einordnung
Die E-Rechnung ist ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Sie ermöglicht eine medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungsdaten und reduziert manuelle Arbeitsschritte entlang des gesamten Rechnungsprozesses.
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht gewinnt die elektronische Rechnungsverarbeitung zunehmend an Bedeutung. Grundlage hierfür ist das Wachstumschancengesetz.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Verpflichtung zum Versand erfolgt schrittweise im Rahmen der gesetzlichen Übergangsregelungen.
Strukturierte Rechnungsdaten werden üblicherweise in XML-basierten Formaten bereitgestellt.
Zu den wichtigsten Formaten gehören:
XRechnung
Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen und wird insbesondere im öffentlichen Bereich eingesetzt.
Die Rechnungsinformationen werden ausschließlich als strukturierte XML-Daten bereitgestellt.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist insbesondere im B2B-Bereich weit verbreitet.
Das Format kombiniert eine visuell lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Personen gelesen als auch automatisiert von Software verarbeitet werden.
EDI (Electronic Data Interchange)
EDI ist ein etabliertes Verfahren zum elektronischen Austausch strukturierter Geschäftsdaten zwischen Unternehmen.
Im Rechnungsprozess ermöglicht EDI den direkten, systemgestützten Austausch von Rechnungsinformationen zwischen ERP-Systemen.
Die Daten werden in einem standardisierten Format ohne manuelle Verarbeitung übertragen und können automatisiert weiterverarbeitet werden.
EDI wird insbesondere in stark integrierten Lieferketten und bei hohem Belegvolumen eingesetzt.
Warum werden E-Rechnungen eingesetzt?
Die Einführung elektronischer Rechnungen verfolgt mehrere Ziele:
- Förderung der Digitalisierung
- Vermeidung von Doppelarbeit
- Reduzierung manueller Fehler
- Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung
- medienbruchfreie Weiterverarbeitung von Rechnungen
- Verbesserung der Datenqualität
- höhere Transparenz im Rechnungsprozess
Wer ist betroffen?
E-Rechnungen betreffen grundsätzlich steuerbare Leistungen zwischen Unternehmen in Deutschland.
Bis Ende 2026 gelten Übergangsregelungen. Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwendet werden.
Unabhängig davon müssen Unternehmen bereits den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen sicherstellen.
Welche Angaben muss eine E-Rechnung enthalten?
Der strukturierte Datenteil einer E-Rechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben enthalten.
Dazu gehören insbesondere:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Verkäufer- und Käuferdaten
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Leistungsbeschreibung
- Mengen und Preise
- Steuersätze
- Rechnungsbetrag
- Zahlungsbedingungen
Die Leistungsbeschreibung muss eindeutig und nachvollziehbar sein, damit die erbrachte Leistung geprüft werden kann.
Wie werden E-Rechnungen übermittelt und empfangen?
Für die Übermittlung von E-Rechnungen gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Versandart.
Mögliche Übertragungswege sind:
- elektronische Schnittstellen
- Lieferantenportale
- Download-Portale
- E-Rechnungsnetzwerke
- gemeinsame Speicherorte innerhalb eines Unternehmensverbunds
Der konkrete Übermittlungsweg wird zwischen den Geschäftspartnern vereinbart.
Der Empfang kann beispielsweise über E-Mail, ERP-Systeme, Lieferantenportale oder automatisierte Schnittstellen erfolgen.
Wie werden E-Rechnungen aufbewahrt?
Für E-Rechnungen gelten dieselben gesetzlichen Aufbewahrungspflichten wie für andere Rechnungen.
Gemäß § 14b Abs. 1 UStG müssen Rechnungen acht Jahre aufbewahrt werden.
Der strukturierte Datenteil muss revisionssicher archiviert werden. Dabei sind die Anforderungen der GoBD einzuhalten.
Ablauf
Empfang einer E-Rechnung
Eine E-Rechnung wird beispielsweise per E-Mail oder über ein ERP-System empfangen.
Das Dokumentenmanagementsystem archiviert die Rechnung automatisiert und revisionssicher. Anschließend werden die strukturierten XML-Daten ausgelesen.
Eine OCR-Erkennung ist nicht erforderlich, da die Daten bereits strukturiert vorliegen.
Im nächsten Schritt erfolgt die Rechnungsprüfung. Die Daten können mit Bestellungen, Angeboten, Lieferscheinen, GAEB-Dateien oder UGL-Katalogen abgeglichen werden.
Nach der Freigabe durch die verantwortliche Stelle erfolgt die Übergabe an das Buchhaltungs- oder ERP-System.
Versand einer E-Rechnung
Das ERP-System erstellt beispielsweise eine ZUGFeRD-Rechnung mit PDF-Darstellung und integriertem XML-Datensatz.
Zusätzliche Dokumente wie Leistungsnachweise können beigefügt werden.
Die Rechnung wird versendet und gleichzeitig automatisiert revisionssicher archiviert. Anschließend kann sie direkt an nachgelagerte Systeme übergeben werden.
Wie unterstützt ein DMS bei der Verarbeitung von E-Rechnungen?
Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt Unternehmen bei der automatisierten Verarbeitung elektronischer Rechnungen.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
- Empfang von E-Rechnungen
- revisionssichere Archivierung
- Auslesen strukturierter XML-Daten
- automatisierte Rechnungsprüfung
- digitale Freigabeworkflows
- Übergabe an ERP- und Buchhaltungssysteme
- Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte
Moderne Lösungen wie die von topfact ermöglichen die Integration dieser Prozesse in bestehende Systemlandschaften.
Zeitplan der Einführung
Phase 1 – seit 01.01.2025
Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Phase 2 – bis Ende 2026
Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen versendet werden.
Phase 3 – ab 01.01.2027
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen E-Rechnungen versenden.
Phase 4 – ab 01.01.2028
Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen im deutschen B2B-Bereich.
Nutzen
Für den Rechnungssteller
- vereinfachte Rechnungsstellung
- verkürzte Durchlaufzeiten
- schnellere Bearbeitung und Zahlungseingänge
- Einsparung von Papier- und Portokosten
- höhere Prozessqualität
- automatische Validierung von Rechnungsdaten
- ortsunabhängige Rechnungsstellung
Für den Rechnungsempfänger
- automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten
- höhere Datenqualität
- geringere Fehleranfälligkeit
- reduzierte Prozesskosten
- schnellere Rechnungsbearbeitung
- dezentrale Bearbeitung von Rechnungen
- ortsunabhängiges Arbeiten
- bessere Transparenz im Rechnungsprozess
Anwendung im Alltag
Ein Unternehmen erhält eine Rechnung im Format XRechnung.
Die Rechnung wird automatisch aus dem E-Mail-Postfach abgeholt und GoBD-konform archiviert. Anschließend werden die strukturierten Rechnungsdaten ausgelesen und geprüft.
Nach der Freigabe durch den zuständigen Mitarbeitenden erfolgt die Übergabe an das Buchhaltungssystem. Die Kontierung kann dabei bereits vorbereitet oder vollständig automatisiert erfolgen.
Relevante Themenbereiche
Künstliche Intelligenz ist insbesondere relevant für: