Definition
Die Durchlaufzeit beschreibt die gesamte Zeitspanne, die ein Objekt benötigt, um einen definierten Prozess vollständig zu durchlaufen.
Im Rechnungsmanagement bezeichnet die Durchlaufzeit den Zeitraum vom Eingang einer Rechnung bis zu deren abschließender Verarbeitung, Buchung und Archivierung.
Sie zählt zu den wichtigsten Kennzahlen zur Bewertung der Effizienz von Geschäftsprozessen und zeigt, wie schnell Vorgänge innerhalb eines Unternehmens bearbeitet werden.
Einordnung
Im Zusammenhang mit der Rechnungsverarbeitung umfasst die Durchlaufzeit sämtliche Bearbeitungs- und Wartezeiten einer Eingangsrechnung.
Sie beginnt mit dem Eingang der Rechnung, beispielsweise per E-Mail, E-Rechnung oder Post, und endet mit der finalen Buchung und revisionssicheren Ablage.
Die Durchlaufzeit setzt sich nicht ausschließlich aus den aktiven Bearbeitungszeiten zusammen. Ebenso relevant sind Zeiten, in denen eine Rechnung auf die weitere Bearbeitung wartet.
Dazu gehören beispielsweise:
- Liege- und Wartezeiten
- Rückfragen und Klärungsschleifen
- Verzögerungen durch fehlende Informationen
- Wartezeiten in Freigabeprozessen
- Systemwartezeiten bei hohen Bearbeitungsvolumen
- Verzögerungen durch personelle Engpässe
Dadurch kann die tatsächliche Durchlaufzeit deutlich länger sein als die reine Bearbeitungszeit.
Warum ist die Durchlaufzeit wichtig?
Die Durchlaufzeit dient als zentrale Kennzahl zur Bewertung der Prozessqualität und Prozesseffizienz.
Kurze Durchlaufzeiten ermöglichen eine schnellere Bearbeitung von Rechnungen und verbessern die Transparenz im Rechnungsprozess.
Lange Durchlaufzeiten weisen häufig auf Medienbrüche, manuelle Arbeitsschritte oder organisatorische Engpässe hin.
Die Analyse der Durchlaufzeit hilft Unternehmen dabei, Optimierungspotenziale zu erkennen und Prozesse gezielt weiterzuentwickeln.
Welche Faktoren beeinflussen die Durchlaufzeit?
Die Dauer eines Rechnungsprozesses wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst.
Zu den häufigsten Einflussgrößen gehören:
- manuelle Datenerfassung
- papierbasierte Prozesse
- Medienbrüche zwischen Systemen
- fehlende Automatisierung
- unklare Zuständigkeiten
- mehrstufige Freigabeprozesse
- Rückfragen an Fachabteilungen
- hohe Bearbeitungsvolumen
- unvollständige Rechnungsunterlagen
- fehlende Transparenz über Bearbeitungsstände
Je stärker ein Prozess digitalisiert und automatisiert ist, desto geringer fällt die Durchlaufzeit in der Regel aus.
Ablauf
Während der Durchlaufzeit durchläuft eine Eingangsrechnung mehrere Verarbeitungsschritte.
Erfassung der Rechnungsdaten
Die Rechnung wird empfangen und die enthaltenen Daten werden erfasst beziehungsweise ausgelesen.
Rechnungsprüfung
Die Rechnungsdaten und Rechnungspositionen werden geprüft.
Dabei erfolgt beispielsweise ein Abgleich mit:
- Angeboten
- Bestellungen
- Lieferscheinen
- Leistungsnachweisen
- Verträgen
Zusätzlich wird die Rechnung auf formale, sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft.
Freigabe
Nach erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung den zuständigen Personen zur Freigabe vorgelegt.
Kontierung und Buchung
Nach der Freigabe erfolgt die Kontierung der Rechnungspositionen und die Übergabe an das Buchhaltungssystem.
Archivierung
Die Rechnung wird revisionssicher archiviert und steht für spätere Nachweise oder Prüfungen zur Verfügung.
Wie kann die Durchlaufzeit reduziert werden?
Die Verkürzung der Durchlaufzeit erfolgt vor allem durch die Digitalisierung und Automatisierung von Rechnungsprozessen.
Dazu gehören beispielsweise:
- automatisierte Datenerfassung
- Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen
- digitale Freigabeworkflows
- automatische Kontierungsvorschläge
- transparente Bearbeitungsstände
- automatisierte Erinnerungen bei Fristüberschreitungen
- Integration von DMS-, ERP- und Buchhaltungssystemen
Moderne Lösungen wie die von topfact unterstützen Unternehmen dabei, manuelle Prozessschritte zu reduzieren und Rechnungen schneller zu verarbeiten.
Nutzen
Eine kurze Durchlaufzeit bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen.
Dazu gehören:
- höhere Prozesseffizienz
- geringere Bearbeitungskosten
- schnellere Rechnungsverarbeitung
- bessere Transparenz über Bearbeitungsstände
- frühzeitige Erkennung von Engpässen
- verbesserte Liquiditätsplanung
- höhere Prozessqualität
- weniger Korrekturschleifen
- geringerer Abstimmungsaufwand
- bessere Auslastung von Mitarbeitenden
Darüber hinaus unterstützt eine kurze Durchlaufzeit die Einhaltung von Zahlungsfristen und Skontofristen.
Anwendung im Alltag
Ein Unternehmen erhält täglich zahlreiche Eingangsrechnungen per E-Mail.
Durch die automatisierte Verarbeitung werden Rechnungsdaten direkt ausgelesen und den zuständigen Personen zur Prüfung bereitgestellt.
Digitale Workflows sorgen dafür, dass Freigaben ortsunabhängig erfolgen können und keine unnötigen Wartezeiten entstehen.
Dadurch verkürzt sich die Durchlaufzeit erheblich. Rechnungen können schneller gebucht werden, Skontofristen werden zuverlässig eingehalten und die Liquiditätsplanung wird verbessert.
Gleichzeitig werden Lieferantenbeziehungen gestärkt, da Rechnungen fristgerecht bearbeitet und bezahlt werden.
Relevante Themenbereiche
Künstliche Intelligenz ist insbesondere relevant für: