Definition
Die digitale Signatur beschreibt das rechtskonforme elektronische Verfahren zur Unterzeichnung von Dokumenten in digitaler Form.
Sie ersetzt die handschriftliche Unterschrift im digitalen Raum und ermöglicht die eindeutige Zuordnung einer Willenserklärung zu einer Person.
Digitale Signaturen werden eingesetzt, um Dokumente rechtssicher zu bestätigen und Signaturprozesse in digitalen Workflows abzubilden.
Grundlage ist die EU-eIDAS-Verordnung, die die Rahmenbedingungen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste in Europa festlegt.
Einordnung
Die digitale Signatur ist ein zentraler Bestandteil digitaler Geschäftsprozesse. Sie ermöglicht die rechtssichere Unterzeichnung von Dokumenten ohne physische Medienbrüche.
Im Rahmen elektronischer Workflows werden Signaturen genutzt, um Freigabe- und Unterschriftsprozesse strukturiert abzubilden und zu automatisieren.
Dabei wird zwischen drei Arten elektronischer Signaturen unterschieden:
1. Einfache elektronische Signatur (EES)
Die einfache elektronische Signatur ist die niedrigste Sicherheitsstufe.
Sie umfasst Daten in elektronischer Form, die mit anderen elektronischen Daten verknüpft sind und zur Unterzeichnung verwendet werden.
Typische Beispiele sind:
- eingescannte Unterschriften
- auf Touch-Geräten erstellte Signaturen
- eingetippte Namen in E-Mails
- Checkboxen in Online-Formularen
Die EES bietet nur eine geringe Beweiskraft. Eine eindeutige Identifizierung der unterzeichnenden Person ist nicht zwingend gegeben. Eine Manipulation kann nicht ausgeschlossen werden.
Sie wird in der Praxis für Dokumente ohne besondere Formvorschriften eingesetzt, beispielsweise für interne Bestätigungen oder einfache Kenntnisnahmen.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet ein höheres Sicherheitsniveau und basiert ebenfalls auf der eIDAS-Verordnung.
Sie muss folgende Anforderungen erfüllen:
- eindeutige Zuordnung zur unterzeichnenden Person
- Identifizierbarkeit des Signaturgebers
- Erstellung der Signatur mit exklusiv kontrollierten Signaturerstellungsdaten
- Schutz vor unbefugtem Zugriff auf die Signaturdaten
- Erkennbarkeit nachträglicher Veränderungen am Dokument
In der Praxis erfolgt die Umsetzung häufig über Authentifizierungsverfahren wie Login und Passwort in Kombination mit einem Signaturprozess.
Die FES bietet eine deutlich höhere Beweiskraft als die einfache elektronische Signatur.
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Sicherheitsstufe und hat in der EU die gleiche rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
Sie ist in der gesamten EU rechtlich anerkannt und vor Gericht voll beweiskräftig.
Die QES basiert auf:
- einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur
- einem qualifizierten Zertifikat
- einer qualifizierten elektronischen Signatureinheit
Das qualifizierte Zertifikat verknüpft die Signatur eindeutig mit einer natürlichen Person und wird durch einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt. [Hier Liste der Vertrauensdienste einsehen.]
Die Erstellung erfolgt über zertifizierte Software- oder Hardware-Komponenten, die höchste Sicherheitsstandards erfüllen.
Nachträgliche Änderungen am Dokument sind erkennbar und führen zur Ungültigkeit der Signatur.
Typische Anwendungsfälle
Die digitale Signatur findet unter anderem in folgenden Fällen Anwendung:
- Jahresabschlüsse und Wirtschaftsprüfberichte
- behördliche Anmeldungen
- Geschäftsverträge im B2B-Umfeld (z.B. Rahmenverträge, Dienstleistungsverträge, Lieferverträge)
- Arbeits- und Überlassungsverträge
- Miet- und Darlehensverträge
- Vollmachten
- SEPA-Lastschriftmandate
Wozu dient die digitale Signatur?
Die digitale Signatur stellt Vertrauen und Integrität im elektronischen Datenaustausch sicher.
Sie gewährleistet:
- die eindeutige Identifikation des Unterzeichners
- die Unversehrtheit der übermittelten Daten
- die rechtliche Verbindlichkeit elektronischer Erklärungen
- die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Freigaben
Ablauf
Der Signaturprozess wird in der Regel in digitale Workflows integriert.
Zunächst wird ein Dokument erstellt und mit definierten Signaturfeldern versehen.
Anschließend wird der Signaturprozess gestartet. Das Dokument wird automatisiert an die vorgesehenen Personen übermittelt.
Die Reihenfolge der Unterzeichnung kann dabei festgelegt werden.
Jede Person erhält das Dokument zur digitalen Signatur und bestätigt die Unterzeichnung elektronisch.
Nach Abschluss aller Signaturen wird das Dokument automatisch an das Dokumentenmanagementsystem übergeben und revisionssicher archiviert.
Der gesamte Prozess wird dokumentiert, einschließlich:
- wer hat unterschrieben
- wann wurde unterschrieben
- in welcher Reihenfolge wurde unterzeichnet
- welcher Status das Dokument aktuell hat
Nutzen
Der Einsatz digitaler Signaturen bietet zahlreiche Vorteile:
- Reduzierung von Abstimmungsaufwand
- klare und transparente Signaturprozesse
- rechtssichere Dokumentation aller Unterschriften
- hohe Prozesssicherheit durch automatisierte Abläufe
- Vermeidung von Medienbrüchen
- beschleunigte Freigabeprozesse
- ortsunabhängiges Arbeiten
- revisionssichere Nachvollziehbarkeit
Anwendung im Alltag
Im Personalwesen wird ein neuer Arbeitsvertrag digital erstellt und mit Signaturfeldern versehen.
Der Signaturprozess wird automatisch gestartet und an die beteiligten Personen übermittelt.
Der Mitarbeitende unterzeichnet das Dokument digital. Anschließend wird der Vertrag an die nächste verantwortliche Person weitergeleitet, beispielsweise die Personalabteilung oder die Geschäftsführung.
Nach vollständiger Unterzeichnung wird das Dokument automatisch im Dokumentenmanagementsystem archiviert und revisionssicher abgelegt.
Der gesamte Prozess ist transparent, nachvollziehbar und vollständig digital abgebildet.
Relevante Themenbereiche
In diesen Themenbereichen ist die Digitale Signatur relevant: