Was ist die Belegerkennung?
Ein Beleg ist ein Dokument oder Datensatz, der einen geschäftlichen, finanziellen oder organisatorischen Vorgang nachweist und dokumentiert. In der Buchführung dient er als Nachweis für einen Geschäftsvorfall. Ein Geschäftsvorfall ist ein wirtschaftliches Ereignis, das Vermögen, Schulden oder den Erfolg eines Unternehmens beeinflusst.
Belege bilden die Grundlage einer ordnungsgemäßen Buchführung. Sie sorgen für die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen und erfüllen gesetzliche sowie steuerliche Nachweispflichten.
Ein zentraler Grundsatz der Buchführung ist das sogenannte Belegprinzip: Keine Buchung ohne Beleg. Jeder Geschäftsvorfall muss anhand eines Belegs nachvollzogen werden können.
Die Belegerkennung bezeichnet das automatisierte Erfassen und Verstehen von Informationen aus digitalen Dokumenten. Dabei werden Belege identifiziert, klassifiziert, ausgelesen und validiert. Moderne Systeme nutzen hierfür OCR-Technologien (Optical Character Recognition) sowie KI-gestützte Verfahren zur strukturierten Datengewinnung.
Ziel der Belegerkennung ist es, Dokumente digital zu verstehen, automatisch zu verschlagworten und für nachgelagerte Prozesse nutzbar zu machen. Sie schafft die Grundlage für digitale Rechnungsverarbeitung, automatisierte Workflows, Buchhaltungsprozesse und eine GoBD-konforme Archivierung.
Methoden der Belegerkennung
Für die Erkennung von Belegen kommen unterschiedliche Technologien zum Einsatz:
- OCR-basierte Texterkennung
- KI-basierte Strukturerkennung
- Erkennung strukturierter E-Rechnungen
- Kombination aus E-Rechnungserkennung, OCR und KI
Moderne Systeme lernen kontinuierlich aus vorhandenen Datenbeständen. Mit steigender Anzahl verarbeiteter Dokumente verbessert sich die Erkennungsqualität und Genauigkeit der Ergebnisse.
Formen eingehender Belege
Unternehmen erhalten Belege in unterschiedlichen Formaten. Dazu gehören:
- Strukturierte E-Rechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnung
- Unstrukturierte PDF-Rechnungen
- Scans und Fotografien von Dokumenten
- E-Mail-Inhalte und Anhänge
- Papierbelege, die digitalisiert werden
Die Belegerkennung verarbeitet diese Dokumente unabhängig vom Eingangsformat und stellt die enthaltenen Informationen strukturiert bereit.
Was wird erkannt?
Die automatische Belegerkennung extrahiert zahlreiche Informationen aus einem Dokument.
Zu den wichtigsten Belegkopfdaten gehören:
- Belegnummer
- Belegdatum
- Rechnungsbetrag
- Steuerinformationen
- Geschäftspartner
Darüber hinaus werden erkannt:
- Belegarten wie Rechnung oder Gutschrift
- Zahlungsinformationen einschließlich IBAN und BIC
- Zahlungsbedingungen, Skontofristen und Fälligkeiten
- Positionsdaten wie Artikel, Mengen, Preise und Steuersätze
- Metadaten wie Kontaktinformationen oder Dokumenten-IDs
Relevanz für die Digitalisierung
Die strukturierte Erfassung von Belegdaten ist eine wesentliche Voraussetzung für die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse.
Erst wenn Informationen maschinell auswertbar vorliegen, können Dokumente automatisiert verarbeitet werden. Die Belegerkennung schafft damit die notwendige Datengrundlage für digitale Workflows und automatisierte Geschäftsprozesse.
Sie ermöglicht die automatische Weiterleitung von Dokumenten, die Rechnungsprüfung, Freigabeprozesse sowie die Übergabe an Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
Typische Belegarten
Die Belegerkennung wird für zahlreiche Dokumenttypen eingesetzt:
- Ein- und Ausgangsrechnungen
- Aufträge und Auftragsbestätigungen
- Quittungen
- Steuer- und Gebührenbescheide
- Gutscheine
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Lieferscheine
- Kontoauszüge
- Verträge mit buchhalterischer Relevanz
- Umbuchungs- und Korrekturbelege
Welche Angaben muss ein Beleg enthalten?
Aus buchhalterischer Sicht sollte ein Beleg mindestens folgende Informationen enthalten:
- Bezeichnung des Vorgangs
- Datum
- Betrag
Für die Aufbewahrung gelten die gesetzlichen Vorgaben des §257 HGB. Buchungsrelevante Belege müssen in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden.
Anforderungen an die Belegverwaltung
Bei der Archivierung und Verwaltung von Belegen müssen die Vorgaben der GoBD eingehalten werden.
Dabei sind insbesondere folgende Anforderungen zu erfüllen:
- Unveränderbarkeit der Dokumente
- Vollständigkeit der Unterlagen
- Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge
- Maschinelle Auswertbarkeit
- Revisionssichere Archivierung
Darüber hinaus sollten Belege folgende Informationen dokumentieren:
- Eindeutige Belegnummer
- Belegaussteller und Belegempfänger
- Betrags- oder Mengenangaben
- Währungsangaben und Wechselkurse bei Fremdwährungen
- Belegdatum
- Verantwortliche Aussteller, sofern vorhanden
Ablauf der Belegerkennung
In digitalisierten Unternehmen läuft die Belegerkennung typischerweise automatisiert ab.
Ein Unternehmen beauftragt eine Leistung. Nach erfolgreicher Durchführung stellt der Lieferant eine Rechnung aus und versendet diese beispielsweise per E-Mail.
Die Rechnung wird automatisch abgeholt und revisionssicher im Dokumentenmanagementsystem archiviert. Anschließend erfolgt die Klassifizierung des Dokuments. Die Belegerkennung liest die relevanten Informationen aus und stellt die Daten strukturiert bereit.
Die erfassten Informationen werden automatisch an nachgelagerte Prozesse übergeben. Dazu gehören beispielsweise:
- Rechnungsprüfung
- Freigabeprozesse
- Buchungsvorschläge
- Übergabe an Finanzbuchhaltungs- oder ERP-Systeme
- Finale Verbuchung
Belegerkennung mit topfact
Mit den Lösungen von topfact werden eingehende Belege automatisiert erfasst, analysiert und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt.
Dokumente werden revisionssicher im Dokumentenmanagementsystem archiviert und durch intelligente Erkennungsverfahren automatisch ausgelesen. Die gewonnenen Informationen stehen unmittelbar für Prüf-, Freigabe- und Buchungsprozesse zur Verfügung.
Dadurch entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess vom Dokumenteneingang bis zur Archivierung.
Nutzen der Belegerkennung
Die automatische Belegerkennung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:
- Nachvollziehbare Dokumentation von Geschäftsvorfällen
- Rechtssichere Buchführung
- Wegfall manueller Datenerfassung
- Einheitliche und strukturierte Datenbasis
- Reduzierung von Erfassungsfehlern
- Standardisierte Abläufe
- Grundlage für automatisierte Prozesse
- Kürzere Durchlauf- und Prüfzeiten
- Höhere Transparenz bei Freigaben und Zahlungen
- Verbesserte Datenqualität
- Entlastung von Buchhaltung und Sachbearbeitung
Anwendung im Alltag
Ein Unternehmen erhält eine Eingangsrechnung im ZUGFeRD-Format.
Die Rechnung wird automatisch im Dokumentenmanagementsystem revisionssicher archiviert. Anschließend startet die Belegerkennung. Durch Layoutanalyse, OCR und KI werden relevante Informationen wie Belegnummer, Belegdatum, Rechnungsbetrag, Geschäftspartner und Zahlungsbedingungen ausgelesen.
Die Daten werden anschließend automatisch an die Rechnungsprüfung, Freigabe und weitere Verarbeitungsschritte übergeben. Manuelle Erfassungsschritte entfallen weitgehend.
Relevante Themenbereiche
Der Begriff "Beleg" ist für folgende Themenbereiche relevant: