Dokumenten Management

Sicher, effizient und nachhaltig.

Dokumentenstrategie
unterstützt Unternehmensziele

Bescheinigungs-
management -
In Bau und Handwerk

Alle Baustellen im Griff - auch Nachunternehmer

Mit unserer Lösung überwachen Sie Fristen automatisch, werden rechtzeitig informiert und dokumentieren Nachunternehmerbescheinigungen lückenlos und rechtssicher.

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Unterwegs
und
im Homeoffice

Ihre Dokumente - überall und jederzeit bereit

Greifen Sie mobil auf Ihre Dokumente zu, bearbeiten und synchronisieren Sie sie einfach von unterwegs – für effizientes Arbeiten, unabhängig von Zeit und Ort.

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Formulare und Verträge -
Digitale Signatur

Prozessfluss - dank digitaler Unterschrift

Digital und rechtssicher signieren, Dokumente automatisch an den nächsten Arbeitsschritt übergeben und die Dokumentenhistorie jederzeit abrufen – topfact Signature macht’s möglich.

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Mitarbeiterakten
und Arbeits-mittelübergaben

Personalakten smart im Griff

Mit einer zentralen Verwaltung Ihrer Mitarbeiterunterlagen haben Sie jederzeit strukturierten und sicheren Zugriff auf alle wichtigen Informationen – von Arbeitsverträgen bis zu Schulungsnachweisen.

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Rechtssicher, transparent, zeitsparend

Sie schaffen Informationen, wir die Struktur

Ob Lieferscheine, E-Mails oder Verträge – mit topfact MyWork erfassen Sie Informationen zentral und bringen sie in eine klare, durchsuchbare Struktur. So finden Sie schneller, reduzieren Rückfragen und sorgen für reibungslose Abläufe.

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Lösung Cloudbetrieb: reibungslos

Erweiterte Leistung in der Cloud

In der topfact Cloud übernehmen wir für Sie Betrieb, Wartung und die Verwaltung von Serverkapazitäten auf sicherheitszertifizierten Servern in Deutschland

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Ab 2025:
ZUGFeRD
E-Rechnungspflicht

E-Rechnung: sicher & gesetzteskonform

Automatisierte, rechts-  und GoBD-konforme Archivierung elektronischer Rechnungen

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Teamarbeit Wissensbasis mit Ihren E-Mails

E-Mails automatisch archiviert – Zugriff garantiert

Automatische Abholung, Archivierung und strukturierte Bereitstellung auf Abruf von E-Mails inkl. Anhänge

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Belegerkennung, Positionserkennung, Preisprüfung

Digitale Rechnungsprozesse leicht gemacht

Automatische Erfassung, Vorkontierung und Weitergabe von Rechnungen an Ihr Buchhaltungssystem - mit rechtssicherer Archivierung

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1. Unsere Expertise, lassen Sie sich begeistern

 

Die topfact AG ist nicht nur ein Anbieter von Dokumentenmanagement –
wir sind Ihr Partner für eine neue Leichtigkeit im Arbeitsalltag.


Ob Sie täglich mit wachsenden Aktenbergen kämpfen, den Überblick über Projekt- oder Vertragsunterlagen behalten müssen oder schlichtweg Zeit sparen wollen:

Wir entwickeln Lösungen, die sich anfühlen, als wären sie schon immer Teil Ihrer Organisation gewesen.

 

Das Besondere: Wir hören zu, bevor wir handeln.

Wir verstehen Ihre Prozesse, Ihre Branche und Ihre Ziele – und schaffen daraus ein System, das genau zu Ihnen passt.

Keine Standardsoftware, sondern individuelle, intelligente Workflows, die Papierchaos, doppelte Ablagen und endlose Suchen ablösen.

Vielleicht wollen Sie Ihre Rechnungsverarbeitung beschleunigen?
Wir machen aus Tagen Minuten.

Oder Sie möchten Ihre Teams standortübergreifend vernetzen?
Wir schaffen sichere Zugriffe – überall, jederzeit.

Oder Sie müssen Compliance-Anforderungen zuverlässig erfüllen?
Wir liefern Ihnen transparente, nachvollziehbare Dokumentenlenkung und revisionssichere Ablage

Seit über 20 Jahren begleiten wir Unternehmen auf diesem Weg – vom Mittelstand bis zu internationalen Konzernen.

Wir arbeiten nicht nur für Sie, sondern mit Ihnen. Denn wir wissen: Technologie ist nur so gut wie der Partner, der sie zum Leben erweckt.

Kurz gesagt:
Wenn Sie beim Dokumentenmanagement keine Kompromisse wollen, ist topfact Ihr erster Ansprechpartner.

2. Dokumentenmanagement ist die Grundlage
moderner Arbeitsprozesse

 

Es sorgt dafür, dass Informationen im Unternehmen fließen, statt verloren zu gehen – strukturiert, revisionssicher und jederzeit zugänglich.

Mit einer intelligenten Dokumentenmanagement-Lösung schaffen Sie Ordnung in der Informationsflut, verkürzen Bearbeitungszeiten und steigern die Transparenz in allen Abteilungen.

Von der Eingangsrechnung bis zum Projektplan – jedes Dokument hat seinen Platz und ist in Sekunden gefunden.

Automatisierte Workflows übernehmen wiederkehrende Aufgaben, reduzieren Fehler und geben Ihrem Team Freiraum für das Wesentliche.

Ob im Büro, im Homeoffice oder mobil: Dokumentenmanagement verbindet Menschen und Informationen über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg.

Richtig eingesetzt, wird es zum Motor für Produktivität und Qualität in Ihrem Unternehmen – heute und in Zukunft.

3. Hosting ganz nach Ihren individuellen Wünschen

 

Ihre Dokumente – sicher, verfügbar und genau dort, wo Sie sie brauchen.

Mit topfact entscheiden Sie, wie und wo Ihre Daten liegen: in der Cloud, On-Premises in Ihrem Unternehmen oder in einer hybriden Kombination aus beidem. So erhalten Sie maximale Flexibilität bei voller Kontrolle.


Unsere Hosting-Lösungen sind speziell auf die Anforderungen von Dokumentenmanagement-Systemen zugeschnitten.
In der Cloud profitieren Sie von ortsunabhängigem Zugriff, hoher Ausfallsicherheit und einfacher Skalierbarkeit, während On-Premises-Installationen maximale Datensouveränität und direkte Kontrolle über Ihre Systeme bieten. Hybrid-Modelle verbinden die Vorteile beider Welten.

Sicherheit ist dabei unser oberstes Gebot: Wir hosten ausschließlich in zertifizierten, deutschen Rechenzentren mit höchsten Datenschutz- und Compliance-Standards. Ihre Daten sind DSGVO- und GoBD-konform archiviert, mehrfach gesichert und jederzeit für autorisierte Nutzer verfügbar.

Ganz gleich, ob Sie Wert auf die Flexibilität einer modernen Cloud-Umgebung legen oder die Datenhaltung lieber in Ihren eigenen Räumen kontrollieren – wir finden das Hosting-Modell, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.

Welche Chancen bietet Ihnen die Digitalisierung?

Wie können digitalisierte Abläufe meine Unternehmenssituation verbessern? Gefühlt ist doch schon alles digital, was ist da noch zu tun? Welche konkreten Vorteilen ergeben sich daraus?

Typische Fragen rund um die Digitalisierung. Und jede Frage ist berechtigt. Dazu kommen neue Themen, wie die Nutzung von KI oder die Abwägungen der Datenschutz Belange.

Die topfact AG bietet seit 20 Jahren mittelständischen Unternehmen und Organisation Hilfestellungen und praktische, bewährte Arbeitsmethoden, die einfach einzusetzen sind und ein großer Effizienzhebel für alle Abläufe bietet.

youtube Video - topfact Lösungen

Aktuelle Events

24 Jun 2025
Ort: Online

Elektronische Rechnungen rechtssicher verarbeiten mit topfact.

Aktuelle Nachrichten

01-08-2025 13:22

Mit wirtschaftlichem Know-how und Blick für nachhaltige Effizienz unterstützt Julius Schmidt seit Juni unser Team – willkommen bei topfact!

01-08-2025 13:22

Zentrale Projektakte für mehr produktive Arbeitszeit

"Durch die einfache Zusammenfassung aller Dateien in die zentrale Projektakte haben wir deutlich mehr Zeit für produktive Ergebnisse."

— Jürgen Burbach
Projektleiter W.H. Müller GmbH & Co. KG

Projekt Umstellung von DocuWare auf topfact Archiv

"Für uns hat sich die Umstellung vom Vorsystem auf topfact Archiv gelohnt. Die Arbeitsweise ist viel moderner und bietet mehr Features. Das Projekt war gut organisiert, lief pünktlich und war prima betreut. Der Systemumzug lief letztlich nebenbei."

— Angelika Hauptmann
Prokuristin IK ELEKTROANLAGEN GMBH

Projekt Einführung Eingangsrechnungsmanagement

„Wir sind in den letzten Jahren um das 3-fache gewachsen und konnten personell auf dem gleichen Stand bleiben. Allerdings wären die Ablage und Nachverfolgung von Eingangsrechnungsvorgängen ohne die topfact Digitalisierung heute nicht mehr machbar.

Mit topfact haben wir das aber locker geschafft und haben darüber hinaus wieder genügend Kapazität für weiteres Wachstum.“

— Doris Schleiß
Mitglied der Geschäftsführung Reiter Gebäudetechnik GmbH

Bessere Ergebnisse durch Vernetzung

"Durch die enge Zusammenarbeit der Fachabteilungen erarbeiten wir in kürzester Zeit hochperformante Lösungen für unsere Kunden."

— Emanuel Anger
System Professional Manager topfact AG

topfact in der Presse

topfact in der Presse

Übersicht über alle Presseberichte, die über topfact und unsere Lösungsbereiche erschienen sind.

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Case Study: Rechnungsmanagement

Case Study: Rechnungsmanagement

Eingangsrechnungsmanagement als Basis für die Beschleunigung betrieblicher Abläufe - wie sieht das bei unseren Kunden aus?

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Pressebericht:
Digitale Transformation im Mittelstand

Pressebericht:
Digitale Transformation im Mittelstand

Am Beispiel unseres Kunden sehen Sie, welche weiteren Möglichkeiten digitales Arbeiten für Sie bereit hält

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Auszug angebundener Systeme
Auszug angebundener Systeme
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